Organizar uma empresa sempre parece uma tarefa árdua e repleta de burocracia, não é mesmo? Mas, como tudo na vida, é preciso plantar bons hábitos para depois colher os resultados. Com organização e um bom planejamento, fica fácil criar processos internos e alinhar a sua equipe com os objetivos finais.
A criação e documentação de processos é um dos melhores caminhos para quem deseja ter uma empresa com clientes satisfeitos e colaboradores felizes. Na maioria dos casos, quando há problemas em uma dessas gestões, o motivo está na falta de alinhamento com os clientes sobre os resultados esperados e com os colaboradores nos objetivos e metas estabelecidas.
Ou seja, a criação e documentação dos processos internos será o mapa da mina, para demonstrar exatamente o que precisa ser feito e por quem. Assim, essas ações são executadas dentro do prazo e conforme o esperado.
Para entender melhor, leia o conteúdo até o final.
Como criar processos internos na sua empresa?
As atividades e funções da sua empresa devem ser cumpridas com qualidade e dentro do prazo acordado. Para isso, todos precisam ter em mente seus papéis e quais as expectativas esperadas pelo cliente. No caso da Brain8 digital, alinhamos com o cliente os entregáveis, passamos para todos os envolvidos como a produção de acontecer e qual o prazo esperado e alinhamos dia a dia ou semanalmente os resultados das ações propostas.
Portanto, esse cuidado e coordenação é o que garante a satisfação dos clientes e o desenvolvimento contínuo do negócio. Mas, para isso acontecer é necessário criar processos eficientes e sempre prezar por um bom planejamento.
Confira algumas dicas que selecionamos para ajudar a sua empresa:
Use uma ferramenta de gestão
Como gestora de projetos, o conselho primordial é: tire do papel as informações e coloque em uma plataforma que te dê visão geral de tudo que está acontecendo na empresa. Você pode optar por programas gratuitos ou pagos como o runrun.it, o iclips e o trello.
Esses programas vão fazer você dormir melhor, porque tudo estará documentado com data de entrega e pessoas responsáveis por cada etapa do processo. A sensação de estar tudo solto pode gerar um pânico quando você for dormir, não recomendo!
Preze por uma comunicação clara e efetiva
Um dos fatores que mais influenciam o sucesso da sua empresa é a fluidez de informações e a comunicação entre setores e colaboradores. Assim, com diálogo alinhado em canais específicos para isso, os erros e os conflitos diminuem tornando o ambiente de trabalho melhor e as entregas mais assertivas. Uma forma de aumentar a comunicação é a implementação de canais como o slack, grupos de e-mails e até grupos do WhatsApp.
Goste de solucionar problemas
Um líder encontra a luz no fim do túnel e puxa a fila para todos chegarem ao lugar almejado. Toda empresa precisa ter um profissional com esse perfil — capaz de planejar, organizar e administrar as tarefas com que os colaboradores ficarão encarregados.
Esse colaborador se torna referência para os outros e tem como função padronizar as atividades e fazer um bom mapeamento em todas as áreas. Saber como criar processos requer muita organização e, sem um profissional com espírito de liderança, torna-se ainda mais difícil.
Além disso, o líder define as tarefas de cada colaborador para que eles possam realizar o trabalho dentro do prazo e o ciclo de produção seja estabelecido e flua organicamente. Uma dica, se antecipe com as soluções para nada te pegar de surpresa. Crie uma listinha de possíveis gargalos e como corrigi-los caso aconteça. O bom gestor de projetos não é aquele que nunca tem problemas em sua equipe, mas sim aquele que se prepara para a maioria deles.
Avalie seus resultados
Tenha em mente que seus processos internos devem ser mensuráveis para você conseguir analisar os resultados que sua empresa está entregando. Dessa forma, ficará muito mais fácil para os gestores perceberem os pontos fortes e fracos de cada pessoa e como corrigi-los. Além disso, é por meio dessa avaliação que os gestores conseguem identificar custos de cada área e planejar investimentos ou cortes, conforme o andamento dos projetos.
Portanto, gerenciar projetos é difícil e complexo, mas com ao criar processos internos fica mais fácil manter tudo em equilíbrio. Mantenha sempre a comunicação clara com sua equipe, não negligencie um possível problema, se antecipe e tenha tudo organizado e documentado em algum programa de gestão, pois isso fará uma grande diferença no seu cotidiano.
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